上期我們重點(diǎn)談?wù)摿藘?nèi)控管理的重要性以及業(yè)務(wù)面的有關(guān)內(nèi)控管理工作，本期我們繼續(xù)有關(guān)內(nèi)控管理的話題，來(lái)談一下工程單位和財(cái)務(wù)部門的內(nèi)控管理工作以及如何透過(guò)財(cái)務(wù)面看出各部門的問(wèn)題。\r\n
工程單位內(nèi)控管理\r\n 工程單位有如工廠里的機(jī)器設(shè)備，當(dāng)原料(線材設(shè)備)放進(jìn)設(shè)備(工程施工單位)中制造，成品就是系統(tǒng)整合架構(gòu)完成。工務(wù)單位一般可分成三個(gè)部分：工程管理單位、工程施工單位以及工程維修單位\r\n
工程管理單位\r\n 由于工程師不需施工，其主要職責(zé)為負(fù)責(zé)工程進(jìn)度的安排、材料請(qǐng)購(gòu)、材料數(shù)量控制、與業(yè)主協(xié)調(diào)及請(qǐng)款。身為工程主管要確切掌握每個(gè)工程師所管轄的項(xiàng)目工程進(jìn)度，每天上班一定要開(kāi)早會(huì)，了解每位工程師昨日的問(wèn)題及今日工作的安排，看看是否需要工程主管的幫忙和交辦事項(xiàng)，若有不恰當(dāng)之處應(yīng)給予修正。此外每位工程師的行程均要交代清楚并做成書面紀(jì)錄，工程主管要不定時(shí)到各工地稽核，除此之外做些管理表格來(lái)輔助也是不錯(cuò)的方法，例如可制作一張項(xiàng)目管理表，將每一位工程師目前進(jìn)行中之項(xiàng)目工程做成一張管理表，每張管理表記載每個(gè)項(xiàng)目工程的名稱、工地負(fù)責(zé)人、電話、進(jìn)度、工地請(qǐng)款日、請(qǐng)款統(tǒng)計(jì)表以及各工程師請(qǐng)款累積比較表，這樣工程主管很容易從這張表中得知每個(gè)項(xiàng)目工程的進(jìn)度及請(qǐng)款狀況，甚至可作為考績(jī)?cè)u(píng)核的參考，年底也可以依各工程師請(qǐng)款金額給予評(píng)核，作為獎(jiǎng)勵(lì)及職務(wù)調(diào)整參考基礎(chǔ)，一樣領(lǐng)30000元的二位工程師，一位一年請(qǐng)款1000萬(wàn)，而另一位請(qǐng)款500萬(wàn)，對(duì)公司的貢獻(xiàn)度就可以比較出來(lái)一些。除此之外，工程師與工程師之間良性競(jìng)爭(zhēng)，提升自己，而主管只要做好目標(biāo)管理就好了，抓準(zhǔn)管目標(biāo)讓工程師盡情發(fā)揮。\r\n
工程施工單位\r\n 施工單位為實(shí)際參與現(xiàn)場(chǎng)施作的工程師，施工工程師最重要的是技術(shù)與工率，每次出工之前需將工作所需之設(shè)備、線材統(tǒng)計(jì)整理好，并將施工順序安排好，做好計(jì)劃后到工地才不會(huì)手忙腳亂不之從何做起。等到你到現(xiàn)場(chǎng)才計(jì)劃做什么已經(jīng)浪費(fèi)很多時(shí)間了，身為工程主管一定要好好正視。一位有經(jīng)驗(yàn)的工程主管，很容易從每日的工作日?qǐng)?bào)表看出每位施工工程師努力的程度。就住宅大樓而言，現(xiàn)場(chǎng)拉線一對(duì)人手（二個(gè)人）每日標(biāo)準(zhǔn)完成的戶數(shù)是固定的，一樣的工作不同的工般，展現(xiàn)出來(lái)的效率就會(huì)不同，他牽涉到工程經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、動(dòng)線安排、工具及材料的準(zhǔn)備，有些施工工程師到現(xiàn)場(chǎng)后立即展開(kāi)工作準(zhǔn)備，進(jìn)而進(jìn)行施工；而有些工程在前往工地途中買個(gè)早餐買個(gè)飲料，到現(xiàn)場(chǎng)吃完早餐后抽根煙，聊個(gè)天才跚跚上工，此時(shí)上工距離中午下班已經(jīng)剩下1.5~2個(gè)小時(shí)，我想很多工程主管都曾遇到這種狀況，當(dāng)你看到這篇文章后，回想一下我們的公司是不是也是這樣，如果是那就趕快整頓吧！有些工程主管認(rèn)為自己是吃頭路的，反正虧本是公司的事，效率不好也是公司的事，只要瞞天過(guò)海、工程不出事就好了，像這種工程主管，我想公司管理者應(yīng)盡早做些調(diào)整，讓不適任的工程主管離開(kāi)主管職或者離開(kāi)公司，否則一只害蟲(chóng)會(huì)破壞整個(gè)公司，甚至?xí)绊懻麄€(gè)工程部門，工程主管與業(yè)務(wù)主管是工程商兩大支柱，公司會(huì)不會(huì)賺錢，這兩位主管的觀念及態(tài)度非常重要，然而要找到稱職的工程主管并不是易事，除了自行培養(yǎng)之外，就是要靠運(yùn)氣了，聽(tīng)起來(lái)有點(diǎn)無(wú)奈，但現(xiàn)實(shí)環(huán)境就是這樣。\r\n
工程維修單位\r\n 維修單位負(fù)責(zé)工程完工后的保養(yǎng)及維修。維修是最佳業(yè)務(wù)后盾，工程商如果能把維修工作做好，那對(duì)業(yè)務(wù)接案的幫助是非常大的。維修若要做的好，一定要專職，遴選態(tài)度、技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)佳之優(yōu)秀工程師擔(dān)任。\r\n 當(dāng)公司第一時(shí)間接到報(bào)修電話，一定要有耐性傾聽(tīng)客戶的抱怨，并切登記維修項(xiàng)目、日期、故障狀況、客戶的聯(lián)絡(luò)電話及住址，基本資料填妥后，需要給客戶一個(gè)受理編號(hào)，我想，大家應(yīng)該都有一個(gè)共同的經(jīng)驗(yàn)，那就是客戶或是大樓管理員先生說(shuō)有打電話來(lái)報(bào)修，而公司卻沒(méi)有報(bào)修紀(jì)錄，導(dǎo)致出現(xiàn)嚴(yán)重的客訴，如果有告訴維修編號(hào)，遇到爭(zhēng)議時(shí)可請(qǐng)客戶告知受理編號(hào)，就可知道問(wèn)題所在了，若遇到保固期限過(guò)了，如必須收費(fèi)，應(yīng)將收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)告知客戶，并輸入計(jì)算機(jī)管制維修進(jìn)度。說(shuō)到維修，維修紀(jì)錄表示不可少的，表格的設(shè)計(jì)依各公司方便管理為基礎(chǔ)，但有幾項(xiàng)是不可少的，包括：報(bào)修日期時(shí)間及維修完工時(shí)間、報(bào)修項(xiàng)目及內(nèi)容、客戶姓名及連絡(luò)方式、故障原因、處理狀況、保固期限、收費(fèi)情形、及客戶確認(rèn)。表格內(nèi)所有項(xiàng)目都有他的功能在，報(bào)修日期及完工日期是在評(píng)估維修人員的效率，維修時(shí)間過(guò)長(zhǎng)容易造成更嚴(yán)重的客訴，或者是維修人員技術(shù)好壞的觀察指針、故障原因及處理狀況，可反應(yīng)出材料品質(zhì)及施工品質(zhì)，可將每筆的故障狀況做統(tǒng)計(jì)分析，借著這個(gè)數(shù)據(jù)請(qǐng)廠商改善材料及施工品質(zhì)，并將處理狀況變成工程人員的教育訓(xùn)練教材，保固期限與收費(fèi)狀況是相關(guān)連的，保固期限的訂定是與工程驗(yàn)收有關(guān)；工程的保固與維修也是公司經(jīng)營(yíng)成本之一，維修常常造成很多工程商的重大負(fù)擔(dān)，所以維修的內(nèi)控也非常重要。\r\n
財(cái)務(wù)單位內(nèi)控管理\r\n 財(cái)務(wù)管理對(duì)于任何企業(yè)都是非常重要的。企業(yè)那么辛苦的經(jīng)營(yíng)為的就是要營(yíng)利，說(shuō)白話一點(diǎn)就是要賺錢，有些工程商會(huì)拿工程案子，但是收款卻是不太理想；另外，工程商主管要隨時(shí)注意自己的財(cái)務(wù)狀況，包括：應(yīng)付帳款、應(yīng)付票據(jù)、應(yīng)收帳款、應(yīng)付票據(jù)、現(xiàn)金流量、請(qǐng)款狀況等，筆者本身不具財(cái)經(jīng)背景，但愿意將實(shí)際管理方法和《安全&自動(dòng)化》雜志讀者分享，如有更好的管理模式敬請(qǐng)指教。\r\n 收款問(wèn)題要從案子要決標(biāo)的時(shí)候就要開(kāi)始注意了，要注意什么呢？當(dāng)然就是付款方式了，付款方式的決定大約有三個(gè)方式，第一由業(yè)主直接寫在投標(biāo)單上，這種的付款方式，就要由工程商仔細(xì)評(píng)估自己的財(cái)務(wù)狀況及收款風(fēng)險(xiǎn)，要將收款成本列入估價(jià)成本內(nèi)，如果是私人企業(yè)可嘗試與業(yè)主溝通爭(zhēng)取較有利的付款方式，爭(zhēng)取了就會(huì)有機(jī)會(huì)；第二是與業(yè)主協(xié)商訂定，這類的付款方式就要考驗(yàn)議價(jià)人員的談判功力了，因?yàn)楦犊罘绞脚c決標(biāo)價(jià)格有一定的關(guān)系，所以業(yè)務(wù)談判人員在議價(jià)談判前應(yīng)先做功課，仿真會(huì)發(fā)生的狀況，例如在議價(jià)的時(shí)候可降少許的價(jià)格，而爭(zhēng)取訂金貨免保留款（保固款）；第三是由工程商自訂的付款方式，這種狀況較少，由于主動(dòng)權(quán)在工程商的手中，所以制定付款方式時(shí)盡量以我方有利的放式制定，但是不可太離譜，否則會(huì)引起業(yè)主抗議，甚至?xí)蠓薷母犊罘绞骄偷貌粌斒?。?zhēng)取付款方式就是盡快收到工程款，不要留保留款，有些保固款可以以商業(yè)本票代理，工程商的利潤(rùn)都在保留款或是保固款內(nèi)，不可放棄。再來(lái)就是工程進(jìn)行中的請(qǐng)款或是收款，當(dāng)工程進(jìn)行過(guò)程中每月有進(jìn)度時(shí)，達(dá)到估驗(yàn)請(qǐng)款的數(shù)量一定要請(qǐng)款，請(qǐng)款時(shí)一定要記得附上估驗(yàn)單、發(fā)票及請(qǐng)款單，并且要由甲方人員簽收才可，接下來(lái)就要由會(huì)計(jì)單位來(lái)注意請(qǐng)款日期到了工程款有沒(méi)有收到的事宜，工程主管定期檢驗(yàn)應(yīng)收帳款收款情形，了解應(yīng)收而未收的狀況。\r\n
如何從財(cái)務(wù)面看出各部門的問(wèn)題\r\n 我想大多數(shù)的工程商主管或是老板多不具財(cái)經(jīng)背景，故在財(cái)務(wù)管理盡量做到簡(jiǎn)單正確為主。筆者每日要求會(huì)計(jì)要制作會(huì)計(jì)日?qǐng)?bào)表，通過(guò)日?qǐng)?bào)表可以使我們?cè)谧疃痰臅r(shí)間內(nèi)知道整個(gè)公司的營(yíng)運(yùn)狀況及財(cái)務(wù)狀況。\r\n 會(huì)計(jì)日?qǐng)?bào)表里面包括幾個(gè)大項(xiàng)，\r\n 一、應(yīng)付帳款：顯示到目前為止收到廠商的發(fā)票或是請(qǐng)款單列入應(yīng)付帳款的金額，采用累加的方式紀(jì)錄，可以讓我們了解進(jìn)貨狀況。\r\n 二、應(yīng)付票據(jù)：顯示每月已經(jīng)開(kāi)出支票的總額，可以預(yù)估每月所需的資金。\r\n 三、應(yīng)收帳款：顯示已經(jīng)開(kāi)出請(qǐng)款單或是發(fā)票總額，經(jīng)營(yíng)者應(yīng)該知道每月的營(yíng)業(yè)額才會(huì)達(dá)到損益平衡。這應(yīng)該在收帳款的請(qǐng)款單開(kāi)出的時(shí)候，需要他一個(gè)編號(hào)，待收到貨款時(shí)依照請(qǐng)款單編號(hào)將應(yīng)收帳款沖掉。從這個(gè)字段我們很容易看出應(yīng)收而未收的帳款，有些帳款如果沒(méi)有人催收容易變成呆帳，身為公司經(jīng)營(yíng)者應(yīng)該在事情快發(fā)生前盡快處理。\r\n 四、收票據(jù)：顯示已經(jīng)收到的支票。應(yīng)收票據(jù)的字段中需顯示前日結(jié)存、本日收到的支票、本日兌現(xiàn)、本日結(jié)存及代收票據(jù)，可完全掌握應(yīng)收票據(jù)的流向，然后再核對(duì)支票代收簿。\r\n 五、銀行存款：顯示本公司目前現(xiàn)金的準(zhǔn)位，由應(yīng)收票據(jù)及銀行存款是不是可以應(yīng)付票據(jù)所需的資金，若有資金短期不足，可以提早做準(zhǔn)備。\r\n 六、本日收到支票：注明是收到哪家業(yè)主的工程款，沖掉哪一張請(qǐng)款單。\r\n 七、本日開(kāi)出請(qǐng)款單：作為應(yīng)收帳款管制用。\r\n 八、零用金：每日零用金收支狀況，每日放在出納人員身上的零用金金額，依照個(gè)公司現(xiàn)金流量的需求，不要太多也不要太少，太多的話比較容易有弊端，也比較容易遺失，太少的話會(huì)造成會(huì)計(jì)常常跑銀行，浪費(fèi)時(shí)間。\r\n 會(huì)計(jì)日?qǐng)?bào)表主要是要讓管理人員精準(zhǔn)快速掌握公司狀況，所以各項(xiàng)字段還是要依各公司需求下去設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)出符合管理的表格。\r\n 上述皆是在談如何快速管理與掌握，表格只是一個(gè)輔助工具，用心經(jīng)營(yíng)才是成功的不二法門，時(shí)間用在哪里成就就會(huì)在哪里。
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